Manajemen Operasional: Manajemen Proyek

 

Manajemen Operasional: Manajemen Proyek

Proyek merupakan kumpulan Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu yang harus diselesaikan menurut kriteria tertentu yang telah disepakati. Suatu proyek mempunyai sasaran (target) tertentu dengan batasan – batasan mutu pekerjaan (performance), anggaran (cost), dan jadwal (time), ketiga hal tersebut dikenal dengan Triple Constraint.

Setiap organisasi akan berhadapan dengan proyek, besar atau kecil. Maka pentingnya Manajemen proyek dalam organisasi hal ini disebabkan kompleksitas proyek semakin bertambah dan daur hidup produk menjadi semakin pendek/menurun. Dan berbagai perubahan semakin sering terjadi karena kewaspadaan terhadap nilai strategis persaingan berbasis waktu dan keharusan perbaikan kualitas yang terus menerus.

Contoh: Microsoft Corporation memulai pengembangan Windows XP –program yang terbesar, paling kompleks, dan terkini. Waktu adalah sesuatu yang paling kritis bagi seorang manajer proyek.  Dengan ratusan program yang mengerjakan jutaan baris kode dalam pengembangan program berbiaya ratusan juta dollar, begitu besar resiko pada proyek tersebut untuk dapat diselesaikan tepat waktu.

Defenisi Manajemen Proyek

Berikut beberapa defenisi atau pengertian tentang manajemen proyek dibawah ini:      

- Manajemen proyek adalah suatu pemanfaatan waktu,biaya,kegiatan yang diatur untuk menjadi lebih bermanfaat dan menghasilkan.

- Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.

- Manajemen Proyek adalah perencanaan, pengarahan, dan pengendalian sumber-sumber (manusia, peralatan, material) untuk memenuhi batasan teknis, biaya, dan waktu dari proyek.

- Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

Fungsi – fungsi manajemen proyek

        Fungsi-Fungsi Manajemen Proyek tidak berbeda dengan fungsi-fungsi manajemen pada umumnya. Yang berbeda cara pelaksanaan atau penerapan fungsi-fungsi tesebut. Fungsi-fungsi Manajemen Proyek mencakup tiga fase, yaitu:

1. Perencanaan Proyek, Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefisikan proyek, dan organisasi timnya

2. Penjadualan Proyek, Fase  ini menghubungkan  orang, uang, dan bahan untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya

3. Pengendalian Proyek, perusahaan mengawasi sumberdaya, biaya, kualitas, dan anggaran. Juga merevisi atau mengubah rencana dan mengeser atau mengelola kembali sumberdaya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya

Perencanaan Proyek

Proyek merupakan sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama. (Misalnya: selesainya bangunan, terciptanya produk Baru, berakhirnya konser musik, terlaksananya Pemilu, berakhirnya ujian penyaringan, berakhirnya seleksi pegawai baru.)

Dalam suatu perusahaan, organisasi proyek (project organization) dibentuk agar disamping tugas rutin dapat terlaksana dengan baik, juga proyek yang sedang dihadapi dapat diselesaikan. Organisasi proyek akan bekerja dengan baik, jika:

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.

2. Pekerjaan harus unik atau tidak rutin dilakukan dalam organisasi.

3. Pekerjaan mengandung tugas-tugas yang kompleks dan saling berhubungan sehingga membutuhkan ketrampilan khusus.

4. Proyek sifatnya sementara tapi penting bagi organisasi.

5. Proyek meliputi semua lini organisasi.   

Struktur Pecahan Kerja (Work breakdown structure – wbs)

        Manajer proyek harus merencanakan kinerja, waktu dan biaya proyek, mendefinisikan Proyek, mengembangkan struktur pecahan kerja (work breakdown structure=WBS), dan mengidentifikasi tim kerja dan sumberdaya.

WBS akan mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen utama, selanjutnya dibagi menjadi subkomponen yang lebih kecil, dan akhirnya menjadi seperangkat kegiatan dan biaya yang terkait. Struktur pecahan kerja umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah:

        1. Program

        2. Proyek-Proyek

        3. Tugas-tugas  utama pada proyek

        4. Subtugas-subtugas  pada tugas utama

        5. Kegiatan (atau “paket kerja”) yang harus diselesaikan     

Fungsi dari work breakdown structure yaitu sebagai berikut:

- Memungkinkan tiap elemen untuk dikerjakan secara mandiri

- Membuat tiap elemen dapat diatur dalam ukuran

- Memberikan kewenangan untuk menjalankan program

- Memonitor dan mengukur program

- Menyediakan sumber-sumber yang dibutuhkan

Penjadualan Proyek

Penjadualan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pada tahapan ini, manajer memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu dan menghitung berapa banyak orang dan bahan yang diperlukan pada tiap tahap produksi. Lebih lanjut, manajer operasi membuat diagram penjadualan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan tipe ketrampilan (spt. manajemen, teknisi, dll.). Diagram dapat juga dibuat untuk penjadualan pemakaian bahan-bahan/material.

Salah satu cara pendekatan dalam menjadualkan proyek yang sudah populer adalah Diagram GANTT. Diagram ini dapat membantu para manajer dalam memastikan:

1. Semua kegiatan telah direncanakan.

2. Urutan kerja telah diperhitungkan.

3. Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat.

4. Keseluruhan waktu proyek telah dibuat.

Disamping untuk penjadualan proyek, diagram GANTT juga dapat digunakan untuk penjadualan operasi yang berulang atau rutin. Bahkan dalam suatu proyek raksasa diagram GANTT dapat digunakan sebagai ringkasan status proyek dan dapat melengkapi pendekatan jaringan lainnya.

Disamping pendekatan diagram Gantt, dikenal juga pendekatan-pendekatan lain dalam membuata penjadwalan proyek seperti teknik CPM (Critical Path Method) dan PERT (Project Evaluation and Review Technique). Akan tetapi, pendekatan apapun yang digunakan oleh manajer proyek, penjadualan proyek akan membantu dalam bidang:

 - Menunjukkan hubungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

- Mengidentifikasikan hubungan terdahulu-kemudian (precedence-relationship) diantara kegiatan-kegiatan.

- Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistik untuk tiap kegiatan.

- Membantu penggunaan orang, uang, dan sumberdaya lainnya dengan mengidentifikasikan kendala-kendala kritis (bottleneck kritis) yang dapat menghambat pelaksanaann dan penyelesaian suatu proyek. 

1. Gantt Charts (Diagram Gantt)   

Metode Diagram Gantt dikembangkan oleh Henry Gantt pada akhir 1800an, dimana merupakaan suatu bar-chart yang menunjukkan hubungan antar kegiatan pada periode waktu tertentu.

Metode Diagram Gantt (Gantt Chart) merupakan metode penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.

Diagram ini merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam penjadwalan. Diagram ini membantu menggambarkan penggunaan sumberdaya. Diagram ini juga digunakan untuk memantau pekerjaan, mana yang mulai duluan, mana yang mengikutinya. Tetapi diagram gantt memiliki Keterbatasan yaitu tidak bisa diandalkan untuk variabilitas produksi.

Berikut beberapa Keuntungan menggunakan Gantt Chart ini:

- Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelengaraan proyek.

- Dapat menggambarkan jadual suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.

- Bila digabungkan dengan metode lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Langkah-langkah menyusun Diagram Gantt sebagai berikut:

1. Pecah proyek menjadi sejumlah kagiatan yang jadual pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)

2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan

3. Susun kordinat X dan Y :

- Pada sumbu Y (Vetikal) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup suatu proyek, dan dilukiskan sebagai balok

- Pada sumbu X (Horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan)

- Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak diagram atau balok

4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan

Contoh:

        Dalam Suatu Perusahaan memiliki Urutan dan waktu kegiatan sebagai berikut:

Kegiatan	Waktu Yang Diperlukan (Hari)	Kegiatan Pendahuluan
A	10	-
B	10	-
C	5	-
D	10	A
E	5	B

Sebelum melakukan Kegiatan “D” perlu menyelesaikan kegiatan “A” terlebih dahulu setelah itu kegiatan ”D” boleh dilaksanakan, begitu juga dengan kegiatan “E” perlu menyelesaikan kegiatan “B”. Maka Diagram Gantt dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Kesimpulannya: Bahwa Kegiatan “A” “B” “C” dapat dilakukan secara bersama dengan rentang hari penyelesaian berbeda tiap kegiatan. Dan kegiatan “D” “E” harus dilakukan setelah kegiatan “A” “B” selesai, yaitu dengan rentang waktu 10 hari Kegiatan “A” “B” selesai dilakukan.

Contoh Lain: Gantt chart untuk proyek rancangan sistem informasi

2. Teknik Penjadualan Proyek CPM dan PERT

Ada dua teknik jaringan kerja (teknik Penjadualan proyek) yang berkembang atau yang paling terkenal dan banyak diterapkan, yaitu: CPM dan PERT

CPM atau disingkat (Critical Path Method) merupakan teknik yang dilakukan untuk melakukan perkiraan penjadualan suatu proyek, begitu juga dengan PERT (Project Evaluation and Review Technique) yaitu suatu perkiraan penjadualan suatu proyek. Tetapi dimana kedua teknik analisis ini memiliki perbedaan yang terletak pada perkiraan waktu, yaitu CPM manaksir waktu dengan pasti (deterministic), dan PERT menaksir waktu dengan menggunakan teori kemungkinan (probabilistic).

        Dalam melakukan penjadwalan berikut kerangka atau langkah pembuatan metode PERT dan CPM:

1. Mendefiniskan proyek dan semua kegiatannya.

2. Membuat keterkaitan antar kegiatan; kegiatan mana yang mendahului dan mana yang mengikuti.

3. Menggambar jaringan yang menghubungkan semua kegiatan.

4. Mengestimasi waktu dan biaya setiap kegiatan.

5. Menghitung jalur kritis : waktu yang paling panjang yang melalui jaringan.

6. Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek

        Berikut beberapa contoh dan cara menyusun Proyek CPM dan PERT akan dibahas lebih mendalam pada pembahasan link berikut: Bagaimana Caramenyusun penjadwalan proyek dengan teknik (CPM Critical Path Method) dan PERT(Project Evaluation and Review Technique).

PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek, terutama proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem manajemen pada umumnya, melibatkan pengawasan yang ketat terhadap sumberdaya, biaya, kualitas, dan anggaran.

Dalam melaksanakan pengendalian diperlukan umpanbalik (feedback) untuk dapat merevisi rencana proyek dan pengaturan sumberdaya ke tempat yang paling memerlukan. Pengendalian proyek tentu bertitik tolak dari hasil perencanaan proyek dan penjadualan proyek yang telah ditetapkan terlebih dahulu.